Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc là hệ thống phần mềm quản lý điều hành tác nghiệp bao gồm các nghiệp vụ: Quản lý văn bản đi đến, Quản lý trình ký văn bản, Quản lý công việc, Quản lý hồ sơ điện tử… Đây là hệ thống phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ và công việc, thực hiện việc xử lý văn bản điện tử toàn trình từ trình ký, phê duyệt và ban hành văn bản điện tử.
Nắm bắt được tính chất công việc của Văn phòng Chính phủ là cần ban hành các văn bản chỉ đạo của Chính phủ tới các bộ, ngành, địa phương một cách nhanh chóng và bảo mật, đồng thời nhận các đề xuất cho lãnh đạo Chính phủ ban hành văn bản quy định, hướng dẫn tới các bộ, ngành địa phương một cách kịp thời, sau khi nhận nhiệm vụ triển khai xây dựng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc từ Chính phủ, Viettel đã xây dựng thành công hệ thống đầy đủ các tính năng phù hợp với tính chất công việc của Chính phủ và các đơn vị.
Hiện tại, đã có 100% đơn vị (95/95), gồm Văn phòng Trung ương Đảng; 31 bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; 63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đã hoàn thành kết nối hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc.
Cụ thể hơn, hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc do Viettel triển khai đang được 700 cán bộ, công chức Văn phòng Chính phủ sử dụng mỗi ngày, giúp xử lý hơn 2 triệu văn bản đến và phát hành hơn 400.000 văn bản mới. Hệ thống trở thành một công cụ cần thiết trong việc triển khai Chính phủ điện tử.
Việc ứng dụng “văn phòng điện tử không giấy” tại Văn phòng Chính phủ cũng giúp tiết kiệm chi phí hành chính bao gồm chi phí sao chụp văn bản, chi phí gửi văn bản qua dịch vụ bưu chính,… lên tới 1.100 tỷ đồng mỗi năm.
Có thể nói, hệ thống này đã giúp thay đổi căn bản phương thức làm việc của cán bộ công chức Văn phòng Chính phủ trong các công tác quản lý, tiếp nhận, xử lý và ban hành các văn bản hành chính. Thay vì trước đây chỉ các giấy tờ xử lý cần phải đến văn phòng để thực hiện thì nay các văn bản đều được điện tử hóa trên phiên bản Mobile, rút gọn quy trình xử lý văn bản lên đến Bộ trưởng. Bên cạnh đó, các nội dung cần phê duyệt gấp có thể xem xét ở mọi nơi mà vẫn đúng quy định.
Theo chia sẻ của Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ Mai Tiến Dũng, để xử lý văn bản thì bây giờ nhanh hơn gấp 5 lần so với trước đây.
Tại sự kiện, Chủ tịch Tập đoàn Viettel – Thiếu tướng Lê Đăng Dũng nhấn mạnh, Tập đoàn sẽ tiếp tục cùng Văn phòng Chính phủ kết nối đến các bộ, ban ngành địa phương để xây dựng hoàn chỉnh mô hình chính phủ không giấy tờ trong thời gian ngắn nhất. Với tinh thần chủ động, quyết tâm, tiên phong, chúng tôi cam kết sử dụng nguồn lực tốt nhất, đầu tư công nghệ tiên tiến hiện đại để triển khai nhanh nhất mọi nhiệm vụ mà Chính phủ giao phó.
